Hiermit informieren wir Sie über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten für Schulungen der VEMAG Academy im Präsenz- und Onlineformat und die Ihnen nach dem Datenschutzrecht zustehenden Rechte.
Sollten Sie die Anmeldung zur Schulung für eine andere Person Ihres Unternehmens durchführen, stellen Sie bitte sicher, dass eine rechtliche Grundlage für die Übermittlung der Daten an uns besteht, und geben
Sie diese Informationen an die betreffende Person (Schulungsteilnehmer) weiter.
Wer ist für die Verarbeitung meiner Daten verantwortlich und wer ist Datenschutzbeauftragter?
Verantwortlicher für die Datenverarbeitung:
VEMAG Maschinenbau GmbH
Weserstr. 32
27283 Verden (Aller)
Telefon: 04231 777-0
E-Mail-Adresse: e-mail@vemag.de
Unsere(n) Datenschutzbeauftragte(n) erreichen Sie unter der o.g. Adresse oder unter: datenschutz@vemag.de. Die Kontaktdaten sind darüber hinaus im Internet unter www.vemag.de/kontakt/datenschutz verfügbar.
Welche Datenkategorien nutzen wir und woher stammen diese?
Ihre personenbezogenen Daten werden in aller Regel direkt bei Ihnen im Rahmen der Anmeldung zu einem unserer Schulungsangebote (vertragliche Vereinbarung) erhoben. Eine Erhebung Ihrer personenbezogenen Daten kann auch erfolgen, sofern uns diese seitens eines Geschäftspartners (z.B. Agentur/ Vertretung, Kunde) übermittelt werden und eine entsprechende Rechtsgrundlage für die Erhebung besteht. Soweit für die Erbringung unserer Dienstleistung erforderlich, verarbeiten wir auch personenbezogene Daten, die wir von sonstigen Dritten zulässigerweise (z. B. zur Ausführung von Aufträgen, zur Erfüllung von Verträgen oder aufgrund einer von Ihnen erteilten Einwilligung) erhalten haben. Andere Daten werden automatisch z.B. beim Besuch der E-Learning-Plattform durch unsere IT-Systeme erfasst.
Wir erheben und verarbeiteten insbesondere folgende personenbezogene Daten:
E-Learning-Plattform „AcademyMaker“
Um das Weiterbildungsangebot der E-Learning-Plattform „AcademyMaker“ wahrnehmen zu können,
ist eine Registrierung zwingend erforderlich. Diese erfolgt bei Abschluss eines entsprechenden Vertrags
oder einer vertraglichen Vereinbarung (z.B. Arbeitsvertrag oder Anmeldung zu einer
Weiterbildungsmaßnahme) durch die Mitarbeiter der VEMAG Maschinenbau GmbH. Im Rahmen der
Registrierung und der nachfolgenden Weiterbildungsmaßnahmen werden im Weiteren folgende
personenbezogene Daten verarbeitet:
Für welche Zwecke und auf welcher Rechtsgrundlage werden meine Daten verarbeitet?
Wir verarbeiten personenbezogene Daten im Einklang mit den Bestimmungen der Europäischen Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und dem Bundesdatenschutzgesetz (BDSG). Bei Anmeldung Ihrerseits oder durch Ihr Unternehmen zu einer Online-/ Präsenzschulung verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten zur Erbringung der jeweiligen Weiterbildungsdienstleistungen. Hierzu gehören beispielsweise, die Anmeldung, Durchführung und Abrechnung der gebuchten Schulung, sowie eine Leistungskontrolle (Nachweis der Wirksamkeit). Dies dient zur Erfüllung der vertraglichen Vereinbarung mit Ihnen oder zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen auf Ihre Anfrage (Art. 6 Abs. 1 lit. b) DSGVO bzw. zur Umsetzung einer bestehenden Betriebsvereinbarung (Art. 6 Abs. 1 lit c) DSGVO i.V.m. Art. 88 Abs. 1 DSGVO und § 26 Abs. 4 BDSG).
Zudem unterstützen wir Sie, sofern von Ihnen oder Ihrem Unternehmen gewünscht, bei der Organisation des Flughafentransfers und der Unterbringung während der Schulung. Die optimale Gestaltung Ihrer Anreise bzw. Ihres Aufenthalts bei uns, sowie die effiziente Durchführung der Schulung stellen zudem ein berechtigtes Interesse, sowohl Ihres Unternehmens als auch der VEMAG dar (Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO).
Weitere Verarbeitungen Ihrer personenbezogenen Daten auf Grundlage eines berechtigten Interesses von uns oder Dritten (Art. 6 Abs. 1 lit f) DSGVO) können u.a. zu folgenden Zwecken erfolgen:
Werbung per Briefpost, elektronischer Kommunikation (E-Mail), Telefon
Wir verwenden Ihre geschäftlichen Kontaktdaten (Name, Vorname, Funktion, Firmenanschrift, Telefonnummer, E-Mail-Adresse), die wir im Zusammenhang mit einer Schulungsanmeldung (Vertrag) erhalten haben, z.B. bei Anmeldung zu einer Schulung, um Ihnen Werbung in Form von Post, E-Mail oder Telefon zu eigenen Produkten und/ oder interessanten Veranstaltungen zukommen zu lassen. Die Verarbeitung Ihrer Kontaktdaten erfolgt auf folgenden Rechtsgrundlagen:
Sie können die werblichen Nutzung Ihrer E-Mail-Adresse jederzeit widersprechen. Hierfür stehen Ihnen folgende Möglichkeiten zur Verfügung:
Ihre personenbezogenen Daten können zu den genannten Werbezwecken an externe Dienstleister (z.B. Lettershops) weitergegeben werden. In diesen Fällen werden die Anforderungen des Art. 28 DSGVO an Auftragsverarbeiter eingehalten.
Die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten kann auch auf Grundlage Ihrer Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a) DSGVO) erfolgen. Beispiele sind hier u.a. die Erstellung, Speicherung und Veröffentlichung von Bildaufnahmen für Informations-, Schulungs- und Werbemaßnahmen oder die Verarbeitung Ihrer E-Mail- Adresse für die Teilnahme an einer Online-Kundenzufriedenheitsbefragung zur Verbesserung unserer Schulungsinhalte. Sofern die Datenverarbeitung auf Ihre Einwilligung gestützt werden soll, informieren wir sie im konkreten Fall im Vorfeld umfassend. Sie haben das Recht Ihre Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft zu widerrufen.
Zur Erfüllung gesetzlicher Pflichten oder behördlicher Vorgaben kann eine Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten erforderlich sein. Maßgeblich sind hierbei die jeweiligen gesetzlichen Bestimmungen, u.a. zur Erfüllung handels- und / oder steuerrechtlicher Bestimmungen sowie Kontroll- und Meldepflichten (Art 6 Abs. 1 lit. c) und e) DSGVO).
Sanktionslistenprüfung
Wir gleichen Ihre personenbezogenen Daten (u.a. Vorname, Name, Herkunftsland) mit den Sanktionslisten der europäischen Antiterrorverordnungen VO (EG) 2580/2001 und VO (EG) 881/2002 u.a. ab, um die Einhaltung der Sanktionsvorgaben sicherzustellen (Art. 6 Abs. 1 lit. c) und f) DSGVO). Diese Datenverarbeitung führen wird durch, um nicht gegen einschlägige Gesetze
hinsichtlich Sanktionen zu verstoßen.
Ihre personenbezogenen Daten werden gelöscht, sobald wir sie für den beabsichtigten Zweck nicht mehr benötigen und keine anderen gesetzlichen Aufbewahrungsfristen einer Löschung
entgegenstehen.
Im Zuge der Sanktionslistenprüfung wird ein externer Dienstleister (SAP Deutschland SE & Co. KG) für das Hosting eingesetzt. Die Anforderungen des Art. 28 DSGVO werden eingehalten (siehe auch „Wer bekommt meine Daten?“).
Bei Anfrage oder Kontaktaufnahme Ihrerseits zum Beispiel über das Kontaktformular der E-Learning- Plattform, werden Ihre personenbezogenen Daten zwecks Bearbeitung Ihrer Anfrage und für den Fall von Anschlussfragen bei uns gespeichert. Diese Daten geben wir nicht ohne Ihre Einwilligung weiter. Die Verarbeitung dieser Daten erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, sofern Ihre Anfrage mit der Erfüllung eines Vertrags zusammenhängt oder zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen erforderlich ist. In allen übrigen Fällen beruht die Verarbeitung auf unserem berechtigten Interesse an der effektiven Bearbeitung der an uns gerichteten Anfragen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).
Wer bekommt meine Daten?
Interne Empfänger:
Innerhalb des Unternehmens erhalten nur die Personen und Stellen Ihre personenbezogenen Daten, die diese zur Erfüllung unserer vertraglichen und gesetzlichen Pflichten benötigen.
Externe Empfänger:
Wir bedienen uns zur Erfüllung unserer vertraglichen und gesetzlichen Pflichten zum Teil externer Dienstleister. Diese Dienstleister haben wir sorgfältig ausgewählt und schriftlich beauftragt. Sie sind an unsere Weisungen gebunden und werden von uns regelmäßig kontrolliert. Ggf. haben wir mit diesen einen Auftragsverarbeitungsvertrag gem. Art. 28 DSGVO geschlossen. Die Dienstleister werden Ihre Daten nicht
für eigene Zwecke verwenden oder an Dritte weitergeben.
Sofern für die Erbringung der vertraglichen Vereinbarung bzw. auf Ihre Anfrage erforderlich, können Ihre personenbezogenen Daten an weitere Empfänger, wie Hotels, Taxiunternehmen (zur Kontaktaufnahme, Reservierung, Organisation des Flughafentransfers) weitergegeben oder an Behörden zur Erfüllung gesetzlicher Mitteilungspflichten (z. B. Strafverfolgungsbehörden) übermittelt werden. Eine darüberhinausgehende Datenweitergabe an Empfänger außerhalb des Unternehmens erfolgt nur, wenn gesetzliche Bestimmungen dies erlauben oder Sie eingewilligt haben.
Zentrale externe Dienstleister:
Microsoft Ireland Operations Ltd (Microsoft 365, Microsoft Teams):
Wir nutzen Microsoft 365 und Microsoft Teams, zur Durchführung unserer üblichen Bürokommunikation, Administration, Kontaktverwaltung sowie für Telefonkonferenzen, Online- Meetings, Videokonferenzen und/oder Webinare. Wenn wir Online-Meetings aufzeichnen, werden wir Ihnen das vor Beginn mitteilen und – soweit erforderlich – um eine mündliche Zustimmung bitten. Sollten Sie eine Aufzeichnung nicht wünschen, können Sie das Online-Meeting verlassen. Wenn es für die Zwecke der Protokollierung von Ergebnissen eines Online-Meetings erforderlich ist, werden wir die Chatinhalte protokollieren.
Microsoft 365 und Microsoft Teams sind ein Service der Microsoft Ireland Operations Ltd. Dafür haben wir einen Auftragsverarbeitungsvertrag mit dem Anbieter geschlossen. Bei der Nutzung von „Microsoft Teams“ werden verschiedene Datenarten verarbeitet. Der Umfang der Daten hängt dabei auch davon ab, welche Angaben zu Daten Sie vor bzw. bei der Teilnahme an einem „Online-Meeting“ machen.
Folgende personenbezogene Daten sind Gegenstand der Verarbeitung:
Um die Anzeige von Video und die Wiedergabe von Audio zu ermöglichen, werden während der Dauer des Meetings die Daten vom Mikrofon Ihres Endgeräts sowie von einer Videokamera des
Endgeräts verarbeitet. Sie können die Kamera oder das Mikrofon jederzeit selbst über die „Microsoft Teams“-Applikationen abschalten bzw. stummstellen.
Sollte keine vertragliche Beziehung zu Ihnen bestehen, ist die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO. Hier besteht unser Interesse an der effektiven Durchführung von Online-Meetings.
Bei der Nutzung von Microsoft 365 kommt es teilweise zu einer Übermittlung von personenbezogenen Daten in Drittländer außerhalb der EU/ EWR (i. d. R. USA). In diesen Drittländern herrscht ggf. kein angemessenes Datenschutzniveau und es können ggf. keine geeigneten Garantien für den Schutz Ihrer Daten gegeben werden (fehlende Durchsetzbarkeit von Betroffenenrechten und mögliche, unverhältnismäßige Zugriffe staatlicher Stellen auf Ihre Daten). Im Rahmen der Microsoft-Lizenzverträge wurden die EU-Standardvertragsklauseln abgeschlossen. Microsoft verfügt zudem über eine Zertifizierung nach dem „EU-US Data Privacy Framework“ (DPF). Der DPF ist ein Übereinkommen zwischen der Europäischen Union und den USA, der die Einhaltung europäischer Datenschutzstandards bei Datenverarbeitungen in den USA gewährleisten soll. Jedes nach dem DPF zertifizierte Unternehmen verpflichtet sich, diese Datenschutzstandards einzuhalten. Weitere Informationen hierzu erhalten Sie vom Anbieter unter folgendem Link: Data Privacy Framework.
Alle Daten werden während der Übermittlung und Speicherung verschlüsselt. Wenn Sie keine Übermittlung Ihrer Daten in diese Drittländer wünschen, können Sie den Dienst
nicht nutzen. Sollte keine vertragliche Beziehung zu Ihnen bestehen, ist die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO. Die Datenschutzhinweise von Microsoft sind hier abrufbar: https://privacy.microsoft.com/dede/privacystatement bzw. Microsoft Teams – Datenschutz - Microsoft Teams | Microsoft Learn
SAP Deutschland SE & Co. KG (ERP-System inkl. Hosting)
Im Zusammenhang mit der Durchführung und Organisation unserer Geschäftsabläufe werden verschiedene Daten, die teilweise Personenbezug aufweisen können (z.B. Kontaktdaten- /Ansprechpartnerdatenerfassung), auch mittels Softwarelösungen der SAP Deutschland SE & Co. KG, Hasso-Plattner-Ring 7, 69190 Walldorf, E-Mail: info.germany@sap.com verarbeitet.
Die Einbindung unterstützt die Erbringung vertraglicher Leistungen oder kann der Vertragsanbahnung dienen. Die Software von SAP hilft Unternehmen, ihre Geschäftsprozesse zu steuern und den gesamten Informationsfluss innerhalb des Unternehmens sicherzustellen – vom Einkauf, über Buchhaltung und Produktion bis zur Logistik.
Mit SAP haben wir einen Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) nach Art. 28 DSGVO geschlossen. Hierbei handelt es sich um einen datenschutzrechtlich vorgeschriebenen Vertrag, der gewährleistet, dass dieser die personenbezogenen Daten unserer (potenziellen) Geschäftspartner nur nach unseren Weisungen und unter Einhaltung der DSGVO verarbeitet.
X-Cell AG (e-Learning-Plattform AcademyMaker)
Wir verwenden die E-Learning-Plattform „AcademyMaker, um Ihnen Kursinhalte über eine ELearning- Plattform bereitzustellen. Anbieter der Plattform ist die X-Cell AG, Kaistrasse 2, 40221 Düsseldorf.
Die personenbezogenen Daten, die in der E-Learning-Plattform „AcademyMaker“ erfasst werden, werden auf den Servern der X-Cell AG gespeichert. Hierbei handelt es sich vor allem, um die oben aufgeführten Datenkategorien (siehe „Welche Datenkategorien nutzen wir und woher stammen diese?, E-Learning-Plattform „AcademyMaker“). Dadurch werden ein personalisierter Zugang durch den Schulungsteilnehmer, eine bedarfsgerechte Gestaltung und eine problemlose Verwendung der E-Learning-Plattform sichergestellt. Des Weiteren können die Daten auch zum Zwecke des Supports oder der Service-Optimierung gespeichert und bei Bedarf jederzeit durch die Administratoren von X-CELL eingesehen werden.
Mit der X-Cell AG haben wir einen Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) nach Art. 28 DSGVO geschlossen. Hierbei handelt es sich um einen datenschutzrechtlich vorgeschriebenen Vertrag, der gewährleistet, dass dieser die personenbezogenen Daten unserer (potenziellen) Geschäftspartner nur nach unseren Weisungen und unter Einhaltung der DSGVO verarbeitet.
Rechtsgrundlage für die Verarbeitung durch die X-CELL AG ist die Vertragserfüllung gegenüber potenziellen / bestehenden Schulungsteilnehmern (gem. Art. 6 Abs. 1 lit. b) DSGVO) und das Interesse an einer problemlosen, störungsfreien Verwendung des „AcademyMaker“ (Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO). Weitere Unterauftragnehmer, die Ihre Daten verarbeiten, werden durch X-CELL nicht beauftragt.
Alle persönlichen Daten, die Sie bei der Nutzung des „AcademyMaker“ übermitteln, werden verschlüsselt übertragen und sind damit vor Missbrauch geschützt. Hierfür wird bei jeder Übermittlung eine sog. SSL- bzw. TSL-Verbindung aufgebaut. Ihre Daten werden für die Übermittlung so verschlüsselt, dass diese bei der Übertragung im Internet nicht von Dritten (Unbefugten) mitgelesen werden können. Eine verschlüsselte Verbindung erkennen Sie daran, dass die Adresszeile des Browsers von „http://“ auf „https://“ wechselt und an dem Schloss-Symbol in Ihrer Browserzeile. Datenschutzhinweise der X-Cell AG sind hier abrufbar: https://www.xcell.com/deutsch/utility/datenschutz
Welche Datenschutzrechte kann ich als Betroffener geltend machen?
Sie können unter der o.g. Adresse Auskunft über die zu Ihrer Person gespeicherten Daten verlangen. Darüber hinaus können Sie unter bestimmten Voraussetzungen die Berichtigung oder die Löschung Ihrer
Daten verlangen. Ihnen kann weiterhin ein Recht auf Einschränkung der Verarbeitung Ihrer Daten sowie ein Recht auf Herausgabe der von Ihnen bereitgestellten Daten in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zustehen. Daneben haben Sie das Recht auf Beschwerde bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde.
Widerspruchsrecht
Wenn wir Ihre Daten zur Wahrung berechtigter Interessen verarbeiten, können Sie dieser Verarbeitung aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, widersprechen. Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten dann nicht mehr, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen. Sie haben das Recht, einer Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu Zwecken der Direktwerbung ohne Angabe von Gründen zu widersprechen. Widersprechen Sie der Verarbeitung für Zwecke der Direktwerbung, so werden wir Ihre personenbezogenen Daten nicht mehr für diese Zwecke verarbeiten.
Ihre Rechte können Sie schriftlich an die oben aufgeführte Adresse oder einfach durch eine E-Mail an info@vemag-academy.de geltend machen.
Wie lange werden meine Daten gespeichert?
Wir löschen Ihre personenbezogenen Daten, sobald sie für die oben genannten Zwecke nicht mehr erforderlich sind, Sie uns zur Löschung Ihrer personenbezogenen Daten auffordern oder Ihre Einwilligung widerrufen. Wenn Sie ein berechtigtes Löschersuchen geltend machen oder eine Einwilligung zur Datenverarbeitung widerrufen, werden Ihre Daten gelöscht, sofern wir keine anderen rechtlich zulässigen Gründe für die Speicherung Ihrer personenbezogenen Daten haben (z.B. steuer- oder handelsrechtliche Aufbewahrungsfristen); im letztgenannten Fall erfolgt die Löschung nach Fortfall dieser Gründe. Nach Beendigung des Vertragsverhältnisses werden Ihre personenbezogenen Daten gespeichert, solange wir dazu gesetzlich verpflichtet sind. Dies ergibt sich regelmäßig durch rechtliche Nachweis- und Aufbewahrungspflichten, die unter anderem im Handelsgesetzbuch (HGB) und der Abgabenordnung (AO) geregelt sind. Die Speicherfristen betragen danach bis zu zehn Jahre. Außerdem kann es vorkommen, dass personenbezogene Daten für die Zeit aufbewahrt werden, in der Ansprüche gegen uns geltend gemacht werden können (gesetzliche Verjährungsfrist nach den §§ 195 ff. des Bürgerlichen Gesetzbuches (BGB) von drei oder bis zu dreißig Jahren).
Werden meine Daten in ein Drittland übermittelt?
Sofern wir personenbezogene Daten an Dienstleister außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums (EWR) übermitteln, erfolgt die Übermittlung nur, soweit dem Drittland durch die EU-Kommission ein
angemessenes Datenschutzniveau bestätigt wurde oder andere angemessene Datenschutzgarantien (z. B. verbindliche unternehmensinterne Datenschutzvorschriften oder EU-Standardvertragsklauseln) vorhanden sind.
Des Weiteren kann die Datenübermittlung in ein Drittland auch auf Grundlage eines Ausnahmetatbestands nach Art. 49 DSGVO erfolgen, wenn z.B. Ihre Einwilligung vorliegt, die Datenübermittlung zur Erfüllung eines bestehenden Vertrages oder zur Erfüllung eines Ihrer Interessen erforderlich ist. So werden zumindest zum Teil Ihre geschäftlichen Kontaktdaten auch außerhalb der EU bzw. des EWR verarbeitet, was für die geschäftliche Korrespondenz mit unseren Kunden oder Lieferanten erforderlich ist. Diese umfassen Ihren Namen, Ihre Position, Ihre E-Mail-Adresse und Telefonnummer. In diesen Fällen erfolgt die Datenübermittlung auf Grundlage eines Ausnahmetatbestands nach Art. 49 Abs. 1 DSGVO.
Sind Sie verpflichtet, Ihre Daten bereitzustellen?
Im Rahmen der Schulungsanmeldung (vertragliche Vereinbarung) müssen Sie diejenigen personenbezogenen Daten bereitstellen, die für die Anmeldung / Registrierung, Durchführung und Beendigung der vereinbarten Schulungen und zur Erfüllung der damit verbundenen vertraglichen Pflichten erforderlich oder zu deren Erhebung wir gesetzlich verpflichtet sind. Ohne diese Daten wird in der Regel eine Teilnahme an der jeweiligen Schulungsveranstaltung (Präsent-/ Online-Schulung) nicht möglich sein. Die Bereitstellung weiterer Daten erfolgt freiwillig.
Inwieweit finden automatisierte Einzelfallentscheidungen oder Maßnahmen zum Profiling statt?
Wir nutzen keine automatisierten Verarbeitungsprozesse zur Herbeiführung einer Entscheidung – einschließlich Profiling.
Änderung und Aktualisierung der Datenschutzhinweise
Wir überarbeiten diese Datenschutzhinweise bei Änderungen der Datenverarbeitung oder bei sonstigen Anlässen, die dies erforderlich machen. Die jeweils aktuelle Fassung finden Sie stets unter https://www.vemag.de/datenschutz. Wir bitten Sie, sich regelmäßig über den Inhalt unserer Datenschutzhinweise zu informieren.
Stand: 10.10.2024
